a sample email to make a Complaint

Sample in Japanese

(View underneath for the English translation.)

件名：　注文した部品について

旭丸鉄鋼
資材課長　杉本様

いつもお世話になっております。
武田商事　営業のトーマスと申します。

先日当社が注文した部品に関してですが、御社の営業の加藤様曰く、
納期は翌日の午前１１時と聞いておりました。しかし、部品は６日後に届き、
その上、注文していた部品の一部が破損していることもわかりました。

配送には多少の遅れがあることを想定していましたが、部品の破損やここまで
大幅な遅れは弊社の顧客にまで影響が出ております。

このようなことになり、非常に残念に思っています。今後、
事態が改善されることを願っています。

よろしくお願い致します。
営業　トーマス・ジョナサン
01-2345-6789

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(Below is just a general feeling of what the Japanese email is saying) 

Subject： In regards to the parts we purchased.

Dear Asahi Maru Tekkou
Material Manager Mr. Sugimoto

(Typical opening greeting.)
Thank you always for your business.
This is Thomas from the sales department of Takeda Trading Corporation.  

(Explain the issue)
We heard from Mr. Kato that the parts we purchased will be delivered
at 11 A.M. on the following day. However, the parts not only arrived six days
later, but several parts were damaged.  

(Explain why you are frustrated)
We understand that there can be occasions where the products may not
arrive on time, but our clients are impacted because of the broken parts
and the delay in the delivery.

(Explain what your expectations are)
Thus, I'm afraid I have no choice but to express my disappointment with
the situation. We hope that you will deal with this situation accordingly.

Thank you
Sales Department
Thomas Johnathan
01-2345-6789